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Esa es la traducción del documento original en inglés, también disponible en alemán, francés y neerlandés
La Unión Europea de Ciegos pide que la información sea accesible para todos; esto incluye a las personas ciegas y deficientes visuales; también reclama que el acceso pueda llevarse a cabo al mismo tiempo y sin coste adicional.
En esta publicación nos centramos en la accesibilidad de los documentos impresos y electrónicos; se trata una gran variedad de medios, incluyendo páginas web, libros, facturas, cartas, folletos etc.
Esta publicación ha sido creada con el respaldo del Programa para el Empleo y la Solidaridad Social: PROGRESS.
Las personas ciegas y deficientes visuales, al igual que las personas videntes, leen de muchas maneras.
En la primera sección de este artículo se explica cómo hacer documentos electrónicos accesibles. Las secciones siguientes ofrecen información sobre formatos de fichero específicos. Aquellos lectores que solo estén interesados en la accesibilidad de páginas web pueden leer la sección 4.1 y después saltar a la sección 4.4. Aquellos que estén interesados en la accesibilidad de las hojas de cálculo pueden leer las secciones 4.1 y 4.6, etc.
La información no consiste tan solo de texto. En esta sección se definen algunos conceptos básicos sobre información accesible. En las secciones que siguen se puede encontrar información detallada sobre cada aplicación (secciones de la 4.2 a la 4.7).
Indique el idioma principal de su documento; muchas personas ciegas y deficientes visuales utilizan un software que les lee los documentos en alto; dado que las normas de pronunciación vienen determinadas por el idioma del que se trate, el programa necesita saber en qué idioma está escrito el texto, a fin de seleccionar la voz adecuada. Si todos sus documentos están escritos en el mismo idioma solo necesitará configurarlo una vez. Si crea documentos en varios idiomas es incluso más importante que especifique con cuidado el idioma del texto.
Los textos se componen de párrafos, encabezamientos, listados, tablas, etc. Es crucial que esta estructura no sea tan solo visual, sino que se haga uso de estilos.
No cambie de forma manual cada encabezado, haciendo la letra más grande o poniéndola en negrita, en su lugar cree un estilo con el formato deseado y aplíquelo a todos los encabezados del documento. Esto permitirá que las personas ciegas y deficientes visuales puedan navegar fácilmente por el documento utilizando la lista de encabezados generada por el lector de pantalla. Las ventajas para usted como autor son que es más fácil modificar el estilo que modificar cada encabezado por separado; además, el empleo de estilos permite que el índice se actualice automáticamente.
Al aplicar los estilos respete el orden. Como regla general utilice un estilo del título 1 para los capítulos y estilos del título 2 para las secciones, por ejemplo: 1.1, 2.2. Si el documento contiene una sección 1.1.1 haga uso de un estilo del título 3, etc.
Para las tablas utilice las funciones del menú de tabla en vez de utilizar espacios, tabuladores o cambio de línea para imitar visualmente la apariencia de una tabla, ya que si lo hace así la disposición de la tabla se verá alterada cuando se aumente el tamaño de la letra o se cambie el formato del fichero, por lo que las personas ciegas no podrán navegar por la tabla.
Las ilustraciones pueden ayudar a las personas videntes a comprender un texto, sin embargo las personas ciegas no perciben la información contenida en las imágenes. Una persona deficiente visual tal vez pueda ver esquemas o diagramas, pero ser incapaz de descifrar los textos o indicaciones que contienen. Una persona que no pueda distinguir los colores podrá ver un gráfico circular, pero no podrá comprender el contenido si solo se utiliza el color para definir cada una de las secciones.
Por regla general, todas las imágenes deberían ir acompañadas de una breve descripción. Las imágenes complicadas (como gráficos, esquemas, capturas de pantalla, mapas, etc.) requieren un equivalente en texto.
Las ilustraciones no suponen un problema, siempre y cuando sean relevantes y no distraigan. Los textos explicativos deben garantizar que toda la información pueda comprenderse sin ver las imágenes.
Aunque los códigos basados en el color son una manera eficaz de atraer la atención del lector, puede que no sea la única forma existente de comunicar dicha información. Un ejemplo podría ser una página de reserva de vuelos en la que se muestran 10 posibles rutas y en la que cuatro de dichas rutas están en rojo, a fin de indicar que las plazas están agotadas en esas rutas; una solución podría ser mostrar solo los vuelos que sí tienen plaza; otra alternativa sería indicar de forma clara aquellos vuelos en los que no hay plazas con las palabras “sin plaza” o similar.
Otro ejemplo sería una hoja de cálculo en el que algunas celdas están coloreadas para indicar que dicha información esta fuera de alcance. Asegúrese de describirla como tal.
Un tercer ejemplo podría ser un formulario en el que se dice que todos aquellos recuadros con un borde naranja son obligatorios. Asegúrese de indicarlo con un asterisco o con la palabra “obligatorio”.
Si la información contiene audio o vídeo asegúrese de que también sean accesibles. Describa el material multimedia para que el lector sepa qué esperar. Si a la persona ciega se le informa de que el vídeo es un recorrido virtual de un museo sin audiodescripción (External link) , entonces sabrá que puede ignorarlo.
En segundo lugar, no olvide facilitar una alternativa. Un vídeo en el que aparece un cocinero preparando una comida probablemente necesitará algún tipo de información añadida para las personas ciegas y deficientes visuales; esto puede llevarse a cabo mediante audiodescripción o con una transcripción del vídeo; esto es, un documento de texto aparte en el que se describe qué es lo que sucede en el vídeo y la información que aparece en la pantalla; también se incluyen los diálogos y cualquier otra información de audio que sea importante.
Las personas ciegas y deficientes visuales no pueden leer subtítulos; si el vídeo es en español con subtítulos en inglés, facilite el texto en inglés en un documento aparte, para que aquellos que no hablen español puedan consultar el texto.
Los formularios son un tipo de documento específico que es muy importante que sea accesible. Los formularios en papel han de ser rellenados de forma manuscrita, lo que los hace inaccesibles para las personas ciegas, así como para muchas personas deficientes visuales. Los formularios electrónicos que pueden ser rellenados online son por ello preferibles, pero no todos los formatos son igualmente accesibles.
La mejor opción es facilitar los formularios online; por favor vea la sección 4.4.2.para obtener información sobre la accesibilidad de los formularios online.
Los formularios de Microsoft Word son accesibles siempre y cuando el autor elija dejar un espacio en blanco, puntos o subrayado para rellenar el formulario. Si se utilizan los comandos preestablecidos para la creación de formularios, lamentablemente el resultado será un formulario muy difícil de rellenar con un lector de pantalla.
También se puede creer un formulario relativamente accesible usando Microsoft Excel, pero esto se hace muy poco.
Se pueden crear formularios en PDF utilizando Adobe Acrobat, que luego pueden ser rellenados con Adobe Reader. En lo que a accesibilidad se refiere, los requisitos son los mismos que con las páginas web. Guía (en inglés): creación de formularios accesibles con Adobe Acrobat (External link) .
Le aconsejamos que permita que la gente envíe la información solicitada en el formato que le resulte más cómodo. En vez de rellenar el formulario, una alternativa podría ser enviar la información en un email de texto; también podría ofrecerse la posibilidad de que sean entrevistados por teléfono, mientras alguien al otro lado de la línea anota las respuestas en el formulario.
Hacer que los símbolos matemáticos y científicos sean accesibles es algo más complicado, ya que no hay una solución tecnológica única que se pueda aplicar a todos ellos. Algunas personas prefieren leer las matemáticas en papel, en braille, otras necesitan macrotipo, algunas lo hacen con una voz sintética, mientras otras lo hacen ampliando y resaltando el contenido.
Se sigue investigando a fin de determinar cuál es la mejor forma de comunicar los contenidos matemáticos a las personas ciegas y deficientes visuales.
Recomendamos que los autores eviten las representaciones gráficas de la notación matemática (la utilización de imágenes matemáticas), ya que esto hace que sea imposible hacer uso del contenido matemático del documento.
Para la presentación de las matemáticas en la web recomendamos el software libre y gratuito
MathJax (External link) (en inglés) ya que al mismo tiempo los hará accesibles.
En el caso de Microsoft Word recomendamos que se inserten las ecuaciones matemáticas mediante el uso del complemento Mathtype (External link) (en inglés), que permite que los documentos con matemáticas se conviertan en páginas web, libros DAISY y puedan ser impresos en braille.
Existen otras soluciones para otros tipos de documentos. Por favor recuerde que siempre es mejor seguir especificaciones como MathML (External link) (en inglés) de la W3C o utilizar el programa Latex (External link) para la inclusión de fórmulas matemáticas, y dar a conocer el código fuente a aquellos usuarios que lo necesiten.
La impresión en braille de documentos matemáticos debería ser hecha por especialistas locales, ya que no existen símbolos matemáticos homologados a nivel internacional. Tenga en cuenta que este proceso manual puede llevar mucho tiempo, originando demoras para la persona que necesita acceder a los textos matemáticos.
Para más información sobre los problemas que los estudiantes ciegos y deficientes visuales tienen para acceder a las matemáticas puede consultar: (en inglés) Access to Science (External link) (Acceso a la Ciencia).
En la primera parte de este capítulo se explica que un documento accesible debe:
El proyecto Documento Digital Accesible de Office (Accessible Digital Office Document (ADOD) Project (External link) . en inglés) explica de manera excelente cómo hacerlo; los usuarios de Word 2013 (External link) , Word 2007 (External link) y Word 2010 (External link) podrán encontrar asesoramiento; todos los documentos se encuentran disponibles como páginas web o en formato ODT o DOC(X).
Un documento accesible de Word es una buena fuente para la creación de un documento accesible en PDF. Sus esfuerzos para la accesibilidad se traducirán en etiquetas de accesibilidad en el documento PDF si se cumple lo siguiente:
DAISY es un formato estandarizado de libros accesibles. En la mayoría de los casos un libro DAISY contiene una grabación en audio de un texto. Los usuarios de Word XP, 2003, 2007 o 2010 pueden guardar sus documentos accesibles de Word como un libro DAISY instalando el complemento gratuito Guardar como DAISY (External link) (en inglés). Recuerde que el audio será grabado con una voz sintética, y que esto tal vez no sea la opción preferida de los oyentes.
Necesita instalar una voz sintética que se corresponda con el idioma o idiomas de su documento. Las voces cualitativas no son gratuitas y no se encuentran disponibles en todos los idiomas europeos.
Para decirle al complemento qué voz utilizar para pasar el documento a DAISY vaya al panel de control y elija voz. En la pestaña de texto a voz podrá elegir la voz deseada entre el listado de voces instaladas.
El editor de texto Writer, que es parte de OpenOffice (External link) y LibreOffice (External link) , permite crear documentos accesibles; sin embargo, los lectores de pantalla utilizados por las personas ciegas y deficientes visuales no son del todo compatibles con Writer. Aunque los ficheros .odt pueden abrirse con un complemento para Microsoft Word, los autores de contenidos tal vez quieran guardar sus ficheros como PDF etiquetado o como libro DAISY.
En la primera sección de este capítulo se explica que un documento accesible debe indicar el idioma de su contenido, debe estructurarse mediante el empleo de estilos/títulos, listas y tablas, debe contener texto como alternativa a imágenes, contar con alternativas para los códigos de color y otros indicadores visuales, etc. Todo esto se explica de forma excelente en el Proyecto Documento Accesible Digital de Office (External link) (en inglés)(Accessible Digital Office Document, ADOD); existe asesoramiento para los usuarios de Writer.
Si utiliza plantillas hágalas accesibles desde un principio para evitar tener que repetir sus esfuerzos de accesibilidad en documentos similares; de hecho este es el primer punto que se trata en los documentos de ADOD mencionados con anterioridad.
Un documento accesible de OpenOffice es una buena fuente para la producción de documentos de PDF accesibles. Sus esfuerzos de accesibilidad se traducirán en etiquetas de accesibilidad en el documento PDF:
DAISY es un formato estandarizado de libros accesibles. En La mayoría de los casos un libro de DAISY contiene una grabación en audio de un texto. Los usuarios de OpenOffice pueden guardar un documento accesible ODT como un libro DAISY (External link) (en inglés) instalando el complemento gratuito para pasar documentos de ODT a Daisy en Writer. Recuerde que el audio se grabará con una voz sintética, y que puede que esta no sea la opción preferida de los oyentes.
Necesitará instalar una voz sintética que se corresponda con el idioma o idiomas del documento. Las voces cualitativas no son gratuitas y no se encuentran disponibles todos los idiomas europeos.
Para decirle al complemento qué voz utilizar para transferir el documento a DAISY, vaya al panel de control y elija voz. En la pestaña de texto a voz podrá elegir la voz deseada entre el listado de voces instaladas.
La Guía de Accesibilidad para el Contenido Web (External link) es la referencia para la producción de páginas web accesibles. Esta guía la edita el World Wide Web Consortium y ha sido traducida a varios idiomas europeos (External link) .
La clave de una página web accesible es el correcto uso de HTML para la estructura y de CSS para el formato.
En HTML existen elementos estructurales para párrafos (p), encabezados y encabezados secundarios (h1, h2, ... h6), listas (ul, ol y li).
En las tablas deben identificarse los encabezados haciendo uso de elementos th. El elemento “caption” (título de tabla) hace lo que sugiere su nombre.
Si una página web contiene material en audio o vídeo, tenga en cuenta que hay muchas personas que no podrán verlo u oírlo; por esta razón la Guía de Accesibilidad para el Contenido Web pide que los vídeos contengan subtítulos para las personas sordas y que se incluya una trascripción en texto. Una transcripción en texto es una página o documento aparte que contiene toda la información del vídeo o audio: diálogos, sonidos, descripción de efectos visuales que sean relevantes.
Otros consejos son:
Existen numerosas herramientas (External link) (en inglés) para comprobar que su página web es accesible. Recuerde que muchos requisitos de accesibilidad no se pueden comprobar de forma automática. Muchos países cuentan con un sello de calidad para las páginas web accesibles o con organizaciones que ofrecen formación y servicios de asesoramiento sobre accesibilidad.
El proceso de creación de documentos PDF accesibles consta de dos pasos:
Un documento PDF siempre es una conversión de un documento fuente creado en Word, OpenOffice, PowerPoint, InDesign, HTML o cualquier otra fuente. Consulte las otras secciones de este capítulo para la creación de documentos fuente accesibles.
Una carta que ha sido escaneada o una invitación que se ha guardado como una imagen son documentos fuente inaccesibles, por lo que pasarlos a PDF no los convertirá por arte de magia en accesibles (tendrá que utilizar la función OCR de Adobe Acrobat). Esta falta de accesibilidad no debe atribuirse a la tecnología PDF, sino a la inaccesibilidad del documento fuente.
Los documentos PDF tienen etiquetas para la estructura y otros metadatos de accesibilidad. Dichas etiquetas pueden generarse automáticamente haciendo uso de una de las siguientes herramientas de conversión, lo que traducirá los esfuerzos de accesibilidad llevados a cabo en su documento fuente en las correspondientes etiquetas de accesibilidad en el documento PDF.
En el momento de la redacción de este texto se recomiendan los siguientes métodos de conversión:
Para comprobar si un documento PDF podrá ser leído por personas ciegas y deficientes visuales utilizar el programa gratuito Adobe Reader.
Si el resultado de la comprobación es negativo, esto es, el fichero de texto está vacío, contiene caracteres extraños, faltan espacios, hay demasiados cambios de línea o el texto aparece en el orden equivocado, entonces intente lo siguiente:
En general, las hojas de cálculo son relativamente accesibles para las personas ciegas y deficientes visuales. El principal problema es la falta de un visionado completo de la hoja cuando se accede a la misma mediante un lector de pantalla o ampliando mucho la pantalla, por lo que recomendamos lo siguiente:
La creación de hojas de cálculo accesibles ha sido muy bien documentada en el Proyecto de Documentos Accesibles de Office (External link) (en inglés) (Accessible Digital Office Document, ADOD).
Hay varios asuntos que hay que tener en cuenta cuando se da una charla a una audiencia de personas ciegas y deficientes visuales:
Las directrices para una impresión clara de la EBU (2017) se describen en un documento separado. Está disponible en formato pdf, actualmente sólo en inglés. El documento establece principios básicos con ejemplos de buenas prácticas que usted puede aplicar fácilmente.
Nos hemos centrado mucho en la accesibilidad de los documentos electrónicos; sin embargo, hay algunos casos en los que el uso de documentos electrónicos no sería adecuado y en los que sería preferible hacer uso de formatos alternativos, ya que:
Esto significa un tamaño de letra más grande del acostumbrado; en los documentos en macrotipo debería utilizarse un mínimo de 16, pero algunas personas deficientes visuales pueden necesitar que el texto se de hasta en un tamaño de 20. Dado que la mayoría de los documentos impresos se crean con procesadores de texto, es posible imprimir copias con el tamaño de letra que necesite cada persona. Se recomienda el uso de macrotipo en todos aquellos documentos que vayan destinados a las personas mayores, ya que este colectivo tiene más probabilidad de padecer problemas visuales.
El número de personas ciegas y deficientes visuales que pueden leer braille es reducido, pero para estas personas el braille es fundamental. Casi cualquier tipo de información se puede producir en braille, desde horarios de autobús a partituras.
Para imprimir en braille se necesita una impresora braille y un programa que transfiera el texto a un formato que pueda ser enviado a la impresora. Aquellas organizaciones que no dispongan de una impresora braille pueden encargar documentos en braille a agencias externas (véase la sección "¿Quién puede ayudarnos?").
Una versión en audio de la información no solo beneficia a las personas ciegas y deficientes visuales, sino que también es ideal para aquellas personas con dificultades para el aprendizaje, con niveles bajos de alfabetización o para aquellos que tengan problemas en las manos.
DAISY es un estándar internacional de libros accesibles. Los libros hablados DAISY pueden ser grabados con voz sintética o leídos por una persona.
Para novelas y otros textos en prosa, la voz humana es la única alternativa aceptable. Pueden utilizarse grabadoras de mesa con prestaciones básicas y micrófonos para la creación de grabaciones caseras. Sin embargo, se aconseja que se contraten los servicios de una agencia de transcripción externa en el caso de copias múltiples, documentos largos e información compleja, por la calidad profesional.
En el caso de documentos técnicos, catálogos, manuales, periódicos e información cambiante, es aceptable producir una versión con voz sintética, pero tenga en cuenta que no hay voces cualitativas sintéticas en todos los idiomas europeos.
Existe software gratuito para transferir documentos de Word y OpenOffice a DAISY con voz sintética. Asegúrese de que su documento sea accesible antes de transferirlo a DAISY. Las instrucciones para Microsoft Word se encuentran en la sección 4.2.2 y las instrucciones para OpenOffice en la sección 4.3.2.
Los libros electrónicos no son un formato alternativo como el macrotipo, el braille y el audio. La razón por la que los incluimos aquí es que tienen el potencial de brindar a las personas ciegas y deficientes visuales acceso, más rápido y barato, a más libros, pero hay dos problemas por resolver:
Existen varios formatos de libros electrónicos; lamentablemente la técnica de encriptación que se utiliza en muchos de estos formatos hace que el resultado sea inaccesible para las personas ciegas y deficientes visuales.
EEl formato de los libros electrónicos, los dispositivos de lectora y los asuntos de copyright cambian con mucha rapidez. Dado que esto recae fuera del ámbito de esta publicación les referimos a la página web de la RNIB (External link) (en inglés) para obtener información actualizada.
Revise la información producida y priorícela. Hay información que debe producirse en formatos alternativos desde un principio e información que debe producirse en formatos alternativos si hay clientes que lo soliciten.
En aquellos casos en los que los formatos alternativos se producen desde un principio, éstos deben tener una calidad equivalente a la del formato estándar; asimismo, deben estar disponibles al mismo precio y al mismo tiempo que la versión estándar. Esto quiere decir que debe planificar la producción de los formatos alternativos al mismo tiempo que planifica la producción de la versión convencional en tinta.
Una vez haya producido los formatos alternativos tendrá que dar esto a conocer a sus clientes. Por desgracia, muchas personas ciegas y deficientes visuales no esperan encontrar la información en un formato que les sea fácil de leer, por lo que no lo solicitan; las organizaciones a menudo interpretan esto erróneamente como una falta de demanda de este servicio.
La producción de formatos alternativos tiene un coste adicional; sin embargo este gasto extra será probablemente muy bajo comparado con lo que su compañía u organización gasta habitualmente en información impresa en formato convencional.
Hay muchas organizaciones en Europa con conocimientos y experiencia en el campo de la accesibilidad digital. Pueden ayudarle a:
Póngase en contacto con la Oficina de la EBU en París especificando qué es lo que está buscando y en qué país: la Oficina le facilitará los datos de contacto de aquellas organizaciones cercanas a usted que puedan serle de ayuda.
La última actualización de esta publicación se realizó en agosto de 2011; puede que desde entonces hayan aparecido programas nuevos o que algunas de las funciones que se explican aquí ya no existan.
La intención de esta publicación no es ser una guía exhaustiva sobre la creación de de documentos accesibles. Hemos optado deliberadamente por un texto breve y por hacer referencias a otras fuentes para la obtención de información más detallada. Lo que aquí se describe no es la única forma de producir información accesible; lo que intentamos es dar a conocer soluciones que no sean muy complicadas y que siempre que sea posible no requieran el empleo de software caro.
Puede enviar sus comentarios, correcciones o sugerencias para la actualización de la presente publicación a la Oficina de la EBU.
Esta publicación ha sido editada por la Comisión de Acceso a la Información de la Unión Europea de Ciegos. En vez de reproducir el texto les sugerimos que utilice el enlace. En la actualidad esta publicación está disponible en inglés, francés, alemán y español. Invitamos a organizaciones e individuos a que traduzcan el texto a otros idiomas; la traducción del documento la coordinará la Oficina de la EBU, así pues por favor póngase en contacto si desea efectuar una traducción.
La presente publicación está financiada en el marco del Programa de la Unión Europea para el Empleo y la Solidaridad Social (2007-2013). El programa está gestionado por la Dirección General de Empleo, Asuntos Sociales e Inclusión de la Comisión Europea. Fue creado para contribuir a que se alcancen los objetivos de la Unión Europea en materia de empleo y asuntos sociales, como se establece en la Agenda Social, y, de este modo, contribuir a alcanzar los objetivos de la Estrategia Europa 2020 en dichos ámbitos.
El programa septenal está destinado a todas las partes interesadas que puedan contribuir a conformar una legislación y unas políticas socials y de empleo adecuadas y efectivas en los veintisiete Estados miembros de la Unión Europea (UE), los países de la Asociación Europea de Libre Comercio-Espacio Económico Europeo (AELC-EEE) y los países candidatos y precandidatos a la adhesión a la Unión.
La misión del programa Progress es fortalecer la contribución de la UE para apoyar los compromisos y los esfuerzos de los Estados miembros por crear más y mejores empleos, así como para formar una sociedad más cohesiva. En este sentido, Progress sirve para lograr los siguientes objetivos:
EBU (La Unión Europea de Ciegos) es una organización europea no gubernamental, sin ánimo de lucro creada en 1984. Es uno de los seis organismos regionales de la Unión Mundial de Ciegos. Protege y promueve los intereses de las personas ciegas y deficientes visuales en Europa.